Warum ist die E-Mail nicht immer die beste Lösung?
In den Gesprächen zu "Vernetztem Arbeiten" analysieren wir häufig die Kommunikationskanäle, die in Unternehmen genutzt werden. Dieses ist in der Thematik besonders wichtig, da der zentrale Bestandteil von „Vernetztem Arbeiten“ ja die Zusammenarbeit und die damit einhergehende Kommunikation ist. Es gibt viele verschiedene Kommunikationskanäle, wovon jeder ganz unterschiedliche, spezifische Merkmale aufweist:
Während also das persönliche Gespräch oder das Telefonat sehr gut für spontane, kurzfristige Kommunikation geeignet sind, bieten sich für Informationen, die längerfristig festgehalten werden sollen, andere Kommunikationswege an.
Die E-Mail ist durch Archivierungsmöglichkeiten länger verfügbar und insbesondere bei offiziellen Nachrichten zwischen externen Kommunikationspartnern etabliert. In vielen Fällen wird die E-Mail allerdings als Kommunikationsmedium verwendet, obwohl ihr Einsatz hier gerade im Vergleich zu einer Socia-Business-Plattform deutlich umständlicher ist und zu Fehlern führen kann. Auf einer solchen Plattform ist es nämlich möglich, Mitarbeiter innerhalb weniger Sekunden auf alle relevanten Informationen zu einem Thema bzw. Projekt zu berechtigen, ohne unzählige E-Mails weiterleiten zu müssen. Auch kann sichergestellt werden, dass diese Informationen immer aktuell sind. Versionskonflikte, die auftreten können, wenn z.B. eine Datei zur Bearbeitung an mehrere Personen gemailt wird, gibt es daher hier nicht.
Natürlich können solche Informationen auch auf einem Dateiserver abgelegt werden. Hier gestaltet sich im Vergleich zur Social-Business-Plattform die Wiederauffindbarkeit allerdings schwieriger, da die Suche gewöhnlich nicht Anhänge und umfangreiche Metadaten mit einbezieht, es keine Verschlagwortung gibt und quasi nur ein vorhergesehener Weg existiert, die Informationen zu finden (monohierarchischen Ablagesystem). Zudem hat man auf dem Dateiserver auch nicht die hohe Flexibilität einer Social-Business-Plattform, ausgewählte Kollegen aus verschiedenen Abteilungen oder sogar Externe für einzelne Dateien zu berechtigen.
Die Absprache innerhalb von Arbeits- und Projektgruppen kann dabei durch persistente Chats deutlich übersichtlicher ablaufen, als dies im Vergleich zur oft üblichen E-Mail-Kommunikation möglich ist. Hier ist nämlich häufig die E-Mail-Signatur länger als die eigentliche Nachricht. Wenn dann noch Analysefunktionalitäten hinzukommen, die mit Einsatz von künstlicher Intelligenz die relevanten Informationen automatisch herausfiltern, kann dies in einer hohen Zeitersparnis resultieren.
Die E-Mail wird natürlich auch weiterhin von großer Bedeutung sein, eine Pauschallösung für alle Einsatzszenarien ist sie aus solchen Gründen aber nicht. Die einzelnen Kommunikationskanäle sollten also optimal eingesetzt werden und sich idealerweise ergänzen, um in ihrem Einsatzgebiet die jeweiligen Stärken besonders erfolgreich auszuspielen.
Kontakt: Gerne beraten wir Sie bei der Auswahl und Administration von verschiedenen Kommunikationskanälen für Ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns dazu einfach unter +49 4307 900 408 oder per Mail an kontakt@assono.de oder informieren Sie sich auf unserer Website zum Thema Social Software.
