Darf ich mal raten: Natürlich versenden Sie geschäftliche E-Mails.

Sind auch Bestellungen darunter? Angebote? Preisauskünfte, die man als Angebote interpretieren könnte? Auftragsbestätigungen? Mängelrügen? Stornierungen?

Solche Geschäftsbriefe müssen aufbewahrt - archiviert - werden und, was jetzt neuerdings hohe Wellen schlägt, bestimmte Pflichtangaben enthalten. Welche das sind, hängt von Art des Unternehmens ab.

Fein raus sind nur Freiberufler, GbRs und solche Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind. Ansonsten sind vom Einzelkaufmann, OHG, über GmbH bis zur AG alle dabei.

Immer müssen folgende Angaben enthalten sein:

• der vollständiger Firmenname
• die Rechtsform (z.B. OHG, GmbH, AG usw.)
• der Hauptsitz des Unternehmens
• die (Handels-)Registernummer
• das Registergericht (meist ein Amtsgericht am Hauptsitz)

Bei GmbHs müssen zusätzlich alle Geschäftsführer
Gesellschafter (Vor- und Nachname) und - falls vorhanden
- der Aufsichtsratsvorsitzende angegeben sein.


Bei AGs dementsprechend alle Vorstandsmitglieder
mit vollem Namen, der Vorstandsvorsitzende (als solcher gekennzeichnet)
und wieder der Aufsichtsratsvorsitzende.


Bei anderen Rechtsformen sind wieder
andere Angaben notwendig.


Alles muss deutlich lesbar sein, was
nicht nur weiße Schrift auf weißem Grund ausschließt, sondern im allgemeinen
auch irgendwelche Anhänge, die nicht sicher von jedem geöffnet werden
können. Denken Sie z. B. an Handy-Browser oder Screenreader für Blinde!


Sinnvollerweise ergänzt man die vorgeschriebenen
Angaben in der E-Mail-Signatur, die man meistens sowieso schon anhängt.
Falls nicht, wäre dies wohl spätestens jetzt angebracht.


Nun muss man diese Informationen ja
eigentlich nicht an jede E-Mail anhängen, aber wer möchte sich schon darauf
verlassen, dass jeder Mitarbeiter jedes Mal daran denkt, wenn er eine E-Mail
schreibt, wo diese Angaben Pflicht sind? Und kann wirklich jeder Mitarbeiter
auch diese Unterscheidung treffen? Da ist es viel einfacher und sicherer,
die gesamten Information immer anzuhängen.


Warum die ganze Mühe? Naja, zunächst
einmal, weil es Vorschrift ist.

In zweiter Linie, weil es Geld Kosten
könnte, es nicht zu tun.


Das Registergericht kann es - notfalls
durch die Verhängung eines Zwangsgeldes - durchsetzen. Aber wir gehen mal
von freundlichen Beamten aus, die vorher erst einmal nett auf den Mangel
hinweisen.


Eine andere Gruppe von Leuten ist das
meistens weniger zuvorkommend: Abmahner. Kurz und stark vereinfacht: Wenn
man Gesetze bricht und daraus ein Vorteil gegenüber der Konkurrenz hat,
kann diese einen auf Unterlassung verklagen. Vorher wird aber eine Abmahnung
verschickt, die einen eine Menge Geld kosten kann. Geld, dass man durch
ein wenig mehr Sorgfalt auch leicht sparen kann.


Eine gut verständliche Zusammenfassung
des Sachverhalts finden Sie z. B. im Artikel "'Neue' Pflichtangaben
für geschäftliche E-Mails" unter www.tecchannel.de:

http://www.tecchannel.de/telko/460718/index.html